Quản Lý Thời Gian Tối Ưu Với Ma Trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower –  Mô hình quản lý thời gian, tăng năng suất hiệu quả. Mô hình này là gì và cách thực hành như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Ma trận Eisenhower – Phương Pháp Quản Lý Thời Gian Tối Ưu

Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp, hoặc 4 phần tư, được quy định như sau:

1. Khẩn cấp và quan trọng 

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng 

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng 

Để áp dụng ma tận này, trước tiên hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm. Thậm chí cả những việc không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Cụ thể như sau:

Ma trận Eisenhower – Phần tư thứ nhất: Quan trọng và Khẩn cấp – Nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức (P1)

Công việc này được chia làm 3 loại:

– Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…

– Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng lập kế hoạch cho chúng.

Ma trận Eisenhower – Phần tư thứ hai: Quan trọng và Không khẩn cấp – Nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau (P2)

Những việc này là các hoạt động không có thời hạn cấp bách. Tuy nhiên, nó giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân và làm những việc quan trọng. Do đó, bạn nên chú ý dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động này. Bởi vì, chúng mang lại cho ta cảm giác thoải mái, sự trọn vẹn, và thành công lâu dài.

Ví dụ: Lên kế hoạch hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước khi bị cấp trên “giục”.

Ma trận Eisenhower –  Phần tư thứ ba: Không quan trọng và Khẩn cấp – Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác  (P3)

Ví dụ tiêu biểu cho loại công việc này là:

• Điện thoại gọi đến
• Tin nhắn
• Một vài email
• Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả. Trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng

Những việc này chẳng có gì quan trọng. Nhưng bạn không thể kiểm soát chúng. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Ma trận Eisenhower –  Phần tư thứ tư – Không quan trọng Không khẩn cấp – Nhiệm vụ phải được loại bỏ  (P4)

Ví dụ tiêu biểu:

• Lướt mạng (Facebook, Twitter, Instagram…) một cách vô thức
• Chơi game
• Tán gẫu với đồng nghiệp

Nếu bạn tự kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình đang dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động này. Những công việc không quan trọng và cũng không cấp thiết. Hãy lên kế hoạch chi tiết và loại bỏ bớt nhóm việc này nếu không muốn lãng phí cuộc đời mình.

Tuy nhiên, bạn cũng không nhất thiết phải loại bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, hãy chỉ dành một lượng thời gian nhất định cho chúng. Và dành thời gian ưu tiên cho những nhóm công việc ở trên!

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này:

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian. Việc sử dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn  phân loại được các hoạt động của bản thân. Đồng thời, biết cách sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu quả. Chúc bạn quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu với Ma trận Eishenhower nhé!